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FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: 19 de Mayo del 2025

El presente documento establece los términos y condiciones ("Términos") que rigen el uso del sistema de reconocimiento facial (en adelante, el "Sistema") proporcionado por COSECAD LTDA. (en adelante, la "Escuela de Capacitación y Entrenamiento en Vigilancia y Seguridad Privada.") para la validación de la identidad de los estudiantes durante la realización de exámenes y otras actividades académicas que la Escuela determine.

Al acceder, utilizar o registrarse en el Sistema, usted (en adelante, el "Usuario" o "Estudiante") acepta estar legalmente vinculado por los presentes Términos. Si no está de acuerdo con estos Términos, por favor, no utilice el Sistema.

1. OBJETO Y BASE LEGAL DEL SISTEMA

El objeto principal del Sistema es verificar y validar la identidad del Estudiante que presenta un examen o participa en una actividad académica evaluable, utilizando tecnología de reconocimiento facial. Esto se realiza con el fin de garantizar la integridad académica, prevenir el fraude y asegurar que la persona que realiza la evaluación es efectivamente el estudiante registrado.

La implementación y operación de este Sistema se fundamentan en el marco legal colombiano de protección de datos personales, específicamente en la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y sus decretos reglamentarios, así como en el derecho fundamental al Habeas Data consagrado en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que otorga a todas las personas el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que sobre ellas se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

2. ACCESO A LA CÁMARA Y RECOPILACIÓN DE DATOS PERSONALES (INCLUYENDO DATOS BIOMÉTRICOS)

2.1. Para el correcto funcionamiento del Sistema y el cumplimiento de su finalidad, será necesario acceder a la cámara del dispositivo utilizado por el Estudiante exclusivamente durante el período de tiempo en que se realice el examen o la actividad académica que requiera la validación de identidad.

2.2. El Sistema recopilará imágenes y/o secuencias de video del rostro del Estudiante. A partir de esta información, se generarán datos biométricos faciales (en adelante, "Datos Biométricos Faciales"), que son datos sensibles de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, mediante algoritmos de reconocimiento facial. Estos Datos Biométricos Faciales son representaciones matemáticas de las características únicas del rostro del Estudiante utilizadas para su identificación inequívoca.

2.3. La recopilación y el tratamiento de los Datos Biométricos Faciales se basan en el consentimiento previo, expreso e informado del Estudiante, manifestado al aceptar estos Términos y utilizar el Sistema. El Estudiante entiende y acepta que, debido a la naturaleza del Sistema, la recopilación y el procesamiento de estos datos sensibles son necesarios para verificar su identidad en los exámenes.

3. USO DE LOS DATOS BIOMÉTRICOS FACIALES

3.1. Los Datos Biométricos Faciales recopilados serán utilizados de forma restrictiva y exclusiva para los siguientes fines:

• a) Validar la identidad del Estudiante durante la realización de exámenes y actividades académicas evaluables en las que se implemente el Sistema.
• b) Realizar comparaciones de los Datos Biométricos Faciales capturados en tiempo real con la plantilla biométrica facial de referencia del Estudiante previamente registrada y almacenada de forma segura por la Institución (si aplica y se ha obtenido el consentimiento específico para dicho registro).
• c) Detectar y prevenir posibles casos de suplantación de identidad o fraude académico durante las evaluaciones.
• d) Generar registros de auditoría técnicos y de seguridad relacionados con el proceso de validación de identidad para fines de verificación, cumplimiento normativo y atención a requerimientos de autoridades competentes, siempre dentro del marco de la Ley 1581 de 2012.

3.2. Los Datos Biométricos Faciales no serán utilizados para ningún otro propósito que no esté expresamente establecido en estos Términos o en la Política de Tratamiento de Datos de la Institución. Queda estrictamente prohibido su uso para fines de marketing, publicidad, seguimiento de comportamiento no relacionado con la evaluación académica, o cualquier otra finalidad ajena al objeto del Sistema.

4. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

4.1. La Institución, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se compromete a adoptar las medidas técnicas, tecnológicas, administrativas y humanas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los Datos Biométricos Faciales, al ser datos sensibles, recibirán un nivel de protección superior.

4.2. Los Datos Biométricos Faciales y la información derivada de su uso serán almacenados de forma segura durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados, de acuerdo con la Política de Retención Documental de la Institución y los plazos establecidos en la normativa legal aplicable. Una vez cumplida la finalidad y/o expirado el período de retención, los Datos Biométricos Faciales serán eliminados o anonimizados de forma segura, impidiendo su identificación.

4.3. El acceso a los Datos Biométricos Faciales estará restringido únicamente al personal autorizado de la Institución que, en razón de sus funciones, requiera acceder a esta información para el correcto funcionamiento, soporte y administración del Sistema, y que haya sido debidamente capacitado en la protección de datos personales y datos sensibles, conforme a la Ley 1581 de 2012.

5. CONSENTIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

5.1. De conformidad con el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos sensibles, como los Datos Biométricos Faciales, está prohibido, excepto en casos taxativos. Uno de estos casos es cuando el Titular (el Estudiante) otorga su consentimiento explícito a dicho tratamiento. Al aceptar estos Términos, el Estudiante otorga su consentimiento libre, previo, expreso e informado para la recopilación, almacenamiento, uso y procesamiento de sus Datos Biométricos Faciales de acuerdo con lo establecido en el presente documento y la Política de Tratamiento de Datos de la Institución.

5.2. El Estudiante entiende que el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus Datos Biométricos Faciales es fundamental para el uso del Sistema de reconocimiento facial y, por lo tanto, para la participación en exámenes y actividades académicas que requieran la validación de identidad a través de este medio.

6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS (DERECHO DE HABEAS DATA)

6.1. En virtud del derecho fundamental al Habeas Data y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Estudiante, como titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Biométricos Faciales y demás información personal recogida en las bases de datos de la Institución. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
• c) Ser informado por la Institución, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Institución.
• e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Institución o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución. No obstante, el Estudiante entiende que la revocación del consentimiento para el uso del Sistema de reconocimiento facial puede implicar la imposibilidad de validar su identidad en exámenes y actividades académicas que lo requieran, lo que podría afectar su participación o resultados en dichas evaluaciones.
• f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.2. Para ejercer sus derechos de Habeas Data, el Estudiante deberá dirigir una comunicación escrita o por correo electrónico a [DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO O DEPARTAMENTO ENCARGADO] de la Institución, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Política de Tratamiento de Datos de la Institución. La solicitud deberá contener la información necesaria para la identificación del Estudiante y la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer alguno de sus derechos.

7. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

7.1. La Institución se esfuerza por garantizar el correcto funcionamiento del Sistema, pero no garantiza que sea ininterrumpido, seguro o libre de errores.

7.2. La Institución no será responsable por fallas en el Sistema que sean consecuencia de problemas técnicos en el dispositivo o conexión a internet del Estudiante, fuerza mayor, caso fortuito o cualquier otra causa ajena a su control directo.

7.3. La Institución no será responsable por el uso indebido del Sistema por parte del Estudiante o de terceros que actúen sin autorización.

8. MODIFICACIONES DE LOS TÉRMINOS

La Institución se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento, en cumplimiento de cambios normativos o por necesidades operativas. Las modificaciones serán notificadas a los Usuarios a través de los canales de comunicación oficiales de la Institución y entrarán en vigor a partir de la fecha de su publicación. El uso continuado del Sistema después de la publicación de las modificaciones constituirá la aceptación de los nuevos Términos.

9. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Los presentes Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia, prestando especial atención a la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementen o desarrollen. Cualquier disputa que surja en relación con estos Términos se someterá a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de [CIUDAD SEDE DE LA INSTITUCIÓN], Colombia.

10. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Para cualquier pregunta, inquietud o para ejercer sus derechos de Habeas Data relacionados con estos Términos, el Sistema o el tratamiento de sus datos personales, por favor contacte al responsable de Protección de Datos de la Institución o al área encargada a través de:

LSS, COSECAD
auditor.ti@lineservicesoft.net
instructor.ti@cosecad.com
calidad@cosecad.com

Al utilizar el Sistema, usted declara que ha leído, entendido y aceptado la totalidad de estos Términos y Condiciones, incluyendo el tratamiento de sus datos personales sensibles conforme a la Ley 1581 de 2012 y el ejercicio de su derecho de Habeas Data.